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最近一段时间关于管理执行，在工作中听到最多的词语是“流程”。很高兴自己加入到这样一个成长中的团队里，成为参与理顺流程的一部分。
“结构化管理”是我自己生造出来的词。结构化（structurize）的意思是将一样东西变得有结构，有层次。结构化管理，我的意思是，将管理（management）变成的有结构有层次，简单说，就是理顺管理流程。

大的流程我不敢说，知道的一些也不方便说。虽然自己身在其中感受很深，这些东西还是私下交流比较好。小的流程我用篮球队来说事吧。这是我目前真正“管理”着的实体性事务。
篮球队有十几二十来号人。上到公司高层，下到普通员工。高到1米94，壮到200来斤，都有。篮球队每周活动，已经成为惯例，十几号人虽然不可能每次都全到，但是大致总能到个10来个，分3组对抗，每次都打得有声有色。
作为组织人，我需要负责的事情其实很简单：一定周期从行政部预支一笔储备金，每周四左右，给队员发邮件确认是否参加本周活动，然后订场地，记录参与人数，周六带上篮球，买够所有人喝的水，付钱进场，然后收集队员的交通发票，队员在我这里报销，预支费用基本用完的时候，凭发票到财务处报销，然后预支下一轮的储备金。另外，如要联系公司间的比赛，则包括与对方联系，确定场地，清算支出等。(这是战略性的，按下不表)

那么现在，我来结构化一下：
数一数，一共8件事。其中每周例行的是6件事。剩下的2件事平均3-4周一次。
先分析每周例行的6件事：
1，邮件确认是否参加：不是很花时间，甚至邮件都可以制作统一格式，只需按照outlook的时间提示及时发送就可以了。作为组织人，这件事必须自己做。这件事情引发了后一件后续任务：记录参与人数。这件事无法优化也没有必要优化，相反，这件事是确立组织人地位的有效方式之一。
2，记录参与人数：这件事同样必须自己做。也不是很花时间，因为只需要根据大家的回复情况，就可以大致知道人数，不需要非常精确。记录这个人数是为了方便确定买多少水。这件事无法优化。同样，也是确立组织人地位的一种方式。
3，订场地。这件事必须我自己做。这样方便发票的汇总，也方便场地那边联系人与我们的配合。人头熟了好办事，如果不是自己做就会很混乱。这件事情的问题是比较麻烦。因为引发的后续事件比较烦：每次要跑到三楼付钱，由于不是整数，还要在凑满一定次数之后才能拿到发票，引发我这里现金流的混乱。从结构化的角度，这件事可以设法优化。
4，买水。这件事可以不必总是自己做。从管理的角度，对篮球队活动而言，这件事可以称之为琐事（附属性工作），组织人亲历亲为，只会让整个管理过程变得繁琐而难以忍受，还会影响去三楼付钱这件事情的进度。这件事可以优化。
5，付钱进场。没啥好说的，当然要自己来。省不掉。但是如果订场地的流程可以优化，那么这个流程也可以随之一起优化。
6，收集发票报销。没啥好说的，必须我来做。否则谁给队员报销？

再来结构化剩下的2件事：
1，预支储备金。必须自己做。流程已经预设且无法改变。虽然这个流程不是很顺，因为每3-4周去预支一次钱是很麻烦的，但是由于这件事并非完全由我控制，关涉到我与上级（行政经费），所以如果不能批下来一笔固定经费的话，这个步骤相当于与上级共同协调、讨论工作，难以优化。
2，凭发票报销。必须自己做。这没啥好说的，实报实销。可以优化的只是财务流程的熟悉程度。准备好足够多的报销单，定时签单报销。相当于定时向上级report。无法优化。

可以优化的事情如下：（列出我的优化办法）
1，订场地：比较好的优化方法是与对方协商，作为长期客户，办理会员卡，从而简化每次的付费流程。这样就免去了每周电话里报名字、报时间、还要提心吊胆，可能还会没有场地（会员卡可以确定获得场地）。
2，如果上述流程可以优化，则付费进场的流程可以直接免去。一次性付费之后，每次只需确认到场（这个不用我来确认），记录次数就好了。
3，买水：这件事我的优化办法是，每次进场之后，电话联系来得最晚的几名队员，请他们帮忙买水，进场后找我报销。这样优化对全队更合理：保证组织人始终在场内，方便组织活动，让最后几名队员买水可以确认需要买多少水，甚至可以免去记录参与人数这个步骤。

以上优化是对下的，是我的管理范畴。另外一件事的优化是对上的：
预支储备金：我希望的优化流程是，篮球队有一笔固定经费（小金库），每次发票实报实销，不填充预支储备金，报销来的钱直接进入小金库，从而确保小金库的额度。优化的难度在于，预支储备金的流程，在财务方面更简单，固定经费目前通不过行政审批。所以这个优化暂时搁浅。当然，为了简化流程，我还在与上级沟通，如果能办会员卡，那么就可以预支到一笔较大的储备金，这个问题其实也基本解决了。

结构化之后，原本呈“碎片状”的8件事，被整合起来了，变成了以下这个流程：
1，预支一笔较大额度的储备金，前往办理会员卡。
2，每周邮件联系，确定参加人数。
3，周六直接入场，人差不多到齐之后，联系最后几名队员买水，同时开打。
4，活动后收齐发票，到一定额度后报销。
会员卡额度用完之后，重复第一步。这样整个流程就比较顺了。

结构化之后，每周例行的工作缩减成了3件事。而且都相当简单，几乎不花时间。而剩下的事情也变成了较长周期的一次性工作，很容易操作。
篮球队是个很小的松散型组织，日常工作的结构化管理可以优化流程简化操作提高效率。更大范围的管理是同样的道理。
我写得很累了……

写博客可以结构化么？

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