2007-11-6
文档机制
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挺早的时候（两个月前），千鸟发了一篇《用文档来推动产品》，正好是我们也在摸索产品流程的时候。过程中想来一些问题：究竟怎样的管理方式更有效？对于互联网产品这种较为特殊的项目而言，如何管理更有效？
先想到传统行业的大公司做法：Report制度。
项目部署之后，下级对上级的负责以及上级对下级工作进度的监督，都体现在每日的report制度上。下级的几乎所有工作都需要进行文档化的记录，然后用report的形式汇报给自己的直线经理（line manager）。比如，拿到项目之后，下级通过report汇报自己的思路，上级决定项目走向；碰到需要出差的情况，下级继续通过report阐述工作细节，如需要考察的内容等；出差之后，下级还是通过report汇报计划实施情况；平时的工作中，report更是不可缺少，内容包括制定计划、安排进度、汇报成果……所有report最终都被保存，备案，以求责任到人。整个项目在结束的时候，看到的就是厚厚一摞report。
其实，report制度就是一种依靠文档推动项目进程的机制。
这么做的优点是：
每个环节都很清晰，上级对下级工作进度的掌握很到位，分工明确责任到人，便于管理。
这么做的缺点是：
增加下级无谓的工作量，在方便管理的同时，影响下级员工的工作效率。可能导致机构臃肿，效率低下。
大公司采用这种规范化、程式化的管理方式，显然是从方便管理的角度考虑到，因为公司越大，效率就越体现在战略决策上，而非现实执行上。应该说，这是正确的体制选择。但是对于小公司而言，是否有必要照办report制度，完全依靠文档来推动产品？
个人认为这是一个权衡。对于规模有限的小公司，在牺牲下级员工的效率和增加上级管理成本之间，选择哪个？如果文档机制最后留下的那一摞report只是放在那里供人观瞻，那么在项目进行的过程中，消耗员工的效率去写这样的report是否有意义？而如果完全不依赖report制度，上级的管理是不是又显得力度不够，从而无法做到有效执行？
我的想法是这样的：
1，文档对推动项目（产品）和协助管理都是有用的，关键是怎么使用文档。
2，对小公司而言，文档在推动项目上的作用应该更侧重一些。项目的每个里程碑都应该有相应的文档作为对照，因为小公司的特点是，每个项目的影响都可能很重大，高层管理者对项目的影响很重大，导致项目的变数很多，需要依靠文档记录并推动。
3，上级有必要充分了解下级的工作进度以进行全面的项目管理，但是此种了解不一定要借助文档，可以采用其他方式进行。比如，通过项目管理来协调员工的时间和工作量，用项目来管人。
4，对下级而言，有必要充分了解项目整体进度，也有必要记录自己的工作进度，通过文档记录不失为一个不错的办法，这个文档不一定都要汇报给上级，但至少自己心里要有底。一个类似于“航海日志”的工作日志文档，或许是有价值的。
文档来管人，当然是一种有效的管理手段，但是小公司的优势就在于管理层次浅，系统灵活，所以在用文档推动项目和产品的时候，不能让文档影响了自己的灵活性。
文档机制应该是整个项目管理过程中的一环，或者说是一种手段。
采用哪种手段进行项目管理，就像谈恋爱一样，没有是最“好”的，只有最“合适”的。
